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在职人事档案数字化加工服务管理对策

来源: 2021年11月06日

(一)定期对数字化档案进行升级信息技术会随着时代的发展不断进步与完善,同时,在新技术对旧技术进行替代时,以旧技术为依托的存储设备可能会无法被新技术所读取。在这种情况下,档案管理人员一方面应做好两手准备,即既保存数字化人事档案信息,也同步保存纸质化人事档案信息,使得每一份人事档案信息都有一份保底档案,供后期查阅。另一方面,档案管理人员应定期对数字化档案进行升级,在升级过程中,要保障存储的档案信息不被丢失或更改,保障档案的准确性。

(二)选择合适的存储载体载体是人事档案数字化最主要的物质基础,载体选择的好坏直接决定数字化人事档案的保存年限。当前载体的形式有多种,做成载体的材质也五花八门,但材质品质优良的存储设备其各方面抗风险能力都会较为凸出。人事档案管理人员应在存储载体方面选择材质优良,具有较强抗风险能力和保存时间较长的存储设备,让人事档案信息不会因为载体本身的原因而遭到破坏或丢失。

(三)加强人事档案数字化管理安全性数字化人事档案的安全性主要依靠对计算机信息系统和存储硬件设备的安全性进行多方面加强来保障。首先,档案管理部门应清晰地分清人事档案的保密级数,对保密级数较高的人事档案应加强安全保管系数,加强病毒查杀软件,应用软件,联网设备,防火墙等计算机系统保护程序的安装与监管。其次,加强人事档案保管人员的安全性教育。对保密级数较低或完全公开的人事档案信息,档案保管人员也应该严格按照单位制定的人事档案管理、调阅等程序进行处理。再次,完善人事档案责任落实制度。人事档案在管理过程中,可能会遇到上级领导要调阅自己的档案或他人档案,或数字化人事档案在操作过程中出现失误等造成档案信息丢失,对于这些问题,单位要根据具体情况将责任落实到具体个人,以责任来加强档案管理人员的保管意识。

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