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人事档案数字化加工服务过程中的问题

来源: 2021年11月08日

(一)保存环境更为苛刻传统的人事档案主要以纸质档案为主,随着现代科学技术的进步,纸质档案的质量也在逐步提高,纸质档案的保存环境也得到了一定程度的提升,但纸质档案的特性使得纸质档案的保存环境只要保持干燥、常温、避光、干净等就能将纸质档案保存较长一段时间。人事档案数字化后,档案信息需要以数据的方式保存在光盘或硬盘中,但光盘或硬盘的保存条件比纸质档案保存条件更为苛刻,灰尘、气体、湿度、温度、磁场等都可能会让光盘或硬盘里的信息受损,导致信息无法读出来,造成信息丢失。

(二)信息技术更新较快信息技术的更新速度可以用日新月异来形容。人事档案数字化后,信息存储在光盘或硬盘中。对于数字化后的人事档案,最重要的基础时其存储设备能够被相应的读取设备所识别,并能顺利读出。但随着科学技术的迅速发展,各种软硬件水平在不断升级,升级后的软硬件水平可能与原有的光盘或硬盘在衔接口或读取程序等方面存在不相容现象,最终导致光盘或硬盘中原有信息无法被转换或准确读书,导致储存信息丢失。

(三)信息安全存在隐患人事档案数字化后,人事档案的调阅、复制和管理等得到了较大的便利,但数字化后的人事档案在存储与保管等方面还存在较大的安全隐患。主要为:第一,档案管理人员在对档案进行操作时,可能会存在操作失误,造成档案无意识地被删减或更改等,而存储设备没有对原档案进行备份,进而造成信息丢失和失真。第二,互联网信息技术存在一个较大的隐患则为网络病毒与网络黑客,这些病毒和黑客对于保密性极高的人事档案而言属于天敌,一旦保密要求极高的人事档案信息受到窃取和泄露,则会给档案当事人带来无法弥补的损失。

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