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办公室档案整理收集中存在的问题

来源: 2021年11月10日

办公室档案收集整理中存在的问题目前,我国城管档案的收集整理工作主要是由城市管理综合行政执法局(简称“城管局”)来负责。而城管局是由城管办和执法大队演变而来。城管局的工作内容复杂繁琐,且当时的档案收 集整理意识不强,种种因素导致城管档案收集整理工作不被重视。从而导致城管档案的收集、整理、保管等方面存在各种问题,主要是城管档案的收集整理工作方面。下面对城管档案收集整理中存在的主要问题进行阐述。

1、档案管理缺乏专业工作人员

虽然对城管档案的收集整理工作有相关管理人员进行,但是档案管理工作人员一般都不具备专业管理能力,即城管档案收集整理工作采取的是粗放管理方式。另外,城管档案管理部门的管理人员一般为兼职管理人员,正式专职档案管理人员几乎没有,而对于档案管理方面具有专业水平的工作人员更是稀缺。专业型管理人才的缺乏,最终导致档案收集整理工作存在诸多问题。

2、档案收集整理不完善

城管档案的收集整理是档案管理工作中的重要部分。档案收集整理不完善,会影响城管档案的利用情况。随着对城管档案管理工作要求的提升,就会明显发现城管档案不完善与工作需要的矛盾。降低了城管档案的利用,也影响了城管工作的进一步开展。城管档案收集整理不完善主要体现在以下几方面。第一,城管档案种类不齐全,导致档案结构单一;城管档案记录主要是纸质档案,而电子档案、声像档案、图形档案等类型的档案几乎没有。第二,城管档案分类混乱;档案涉及领域较多,在收集整理中,不能按照类别进行归档,影响档案的查找和利用。第三,执法档案业务不完善;有的案件的庭审时间较长,或者是案件的诉讼、复议程序较繁杂;随着人员的变更,时间的推移,可能会导致城管档案的丢失;或者有的档案在结案后,归档时未能及时处理,影响了档案的完整性。

3、档案缺乏信息化建设

随着计算机技术的发展,在许多发达城市,城管档案的收集整理工作已经由计算机来替代。但是很多城管局的城管档案收集整理工作仍是由人工手动进行。有的城管局受财政资金限制,没有足够的资金投入到城管档案管理工作中;导致城管档案管理中,计算机硬件性能较差,不能适应城管档案的收集整理工作,延缓了档案的管理工作。城管档案收集整理中缺乏信息化建设,影响档案收集整理的同时,也影响着网络数据的查询。另外,既熟知档案管理,又掌握计算机技术的专业人才很稀缺,也影响着档案的信息化建设。

4、档案利用不充分

城管档案建立的最终目的就是为了后期城市建设提供参考。只有对档案充分利用,才能体现出城管档案建立的意义。城管档案没有得到充分利用主要表现在档案利用率较低,以及档案编研成果较少。档案利用率低主要是因为城管部门很少针对档案开展过相关工作;对档案的查阅也是少之又少,档案查阅也主要是工作需要。编研成果方面,因为领导的不重视,编研材料又少,导致最后档案质量较低,甚至该编研成果中没有相关成果说明。档案的实用性不强,这就导致了城管档案的利用率较低。

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