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机关单位档案整理服务组卷要求

来源: 2021年12月15日

机关单位档案整理服务组卷要求

机关单位档案整理组卷的主体单位应为项目文件的形成单位,即机关单位档案整理形成单位按照档案管理要求,对项目文件进行分类、整理、组卷。

机关单位档案整理组卷前,应收集齐全、完整,签章手续完备,其载体和书写印制材料应符合档案保护的要求。

组卷时还要特别注意:(1)案卷内不应存在重复文件,文件附件共用时,应在备考表中注明。(2)不同保管期限文件组成一卷时,案卷保管期限实行从长原则。(3)不同载体形式文件应分别组卷。

机关单位档案整理服务组卷方法

由于机关单位档案整理性质、内容、形成阶段以及形成单位不同,组卷的方法也存在相应差别。在遵循组卷原则的基础上,针对各行业特点,合理组卷,确保满足便于保管和提供利用的需要。

一是前期文件、工程管理性文件、竣工验收文件及生产准备文件,一般按阶段、问题、来源组卷。二是设计文件应分阶段、专业按卷册号组卷,设计更改文件应按专业(单位工程)、时间组卷。三是施工文件一般按单位工程组卷。四是调试文件一般按调试阶段、专业、系统组卷。五是质量监督文件一般按阶段、节点、专业组卷。六是监理文件一般按文种、专业(标段)、时间等特征组卷。七是原材料质量证明文件一般分专业按材料种类、型号组卷。八是设备文件一般按设备成套性特点,分专业、系统按台套组卷。

 

 

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