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教育系统、高校档案整理及档案数字化的优化

来源: 2021年11月15日

教育系统、高校档案整理及档案数字化的优化要做到以下两点:

 (1)扩大档案的收集范围。在大数据时代到来之后,传统高校档案管理工作中“归档范围”的概念,已经不再适用于当下的高校档案管理工作实际。如今,在大数据技术的支持下,无论是招生数据、教学数据、科研数据,还是管理活动中形成的各种数据都可以被收集和保存下来,都可以被归档。所以,大数据时代高校档案管理的档案范围已经得到了明显的拓宽,很多以往受限于归档范围、存储介质、存储成本等无法被视为档案的资料,如今都可以作为档案保存下来。相应的,在构建高校档案数据资源库时就要注意扩大档案的收集范围,尽可能做到各种档案数据和资料的应收尽收。例如:在以往的高校档案管理工作中,受限于存储介质和存储成本,邮件、录音、视频等资料作为档案进行归档保存的难度比较高,局限比较多,如今由于有了大数据技术的支持都可以便捷地保存下来。那么这部分数据和资料,就都应该被视为档案进行收集、整理和归档,并进行无限期的保存。

 (2)重视与高校、教育系统其他部门之间的数据共享。在大数据时代到来之前,高校档案管理部门的数据,与学校其他部门的数据之间往往是相互割裂的,形同于一个一个的“信息孤岛”,既无法共享,也不利于数据价值的最大化。但是,大数据时代到来之后,高校档案管理部门与学校其他部门之间的数据共享已经成为可能,只要制定了统一的标准,规范了各部门元数据采集、数据交换格式等方面的要求,就可以打破各个部门之间的信息壁垒,通过不同部门之间的信息共享,为高校档案数据资源库的构建提供便利。因此,构建高校档案数据资源库时,一定要重视与学校其他部门之间的数据共享。

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