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教育系统、高校档案数字化建设必要性

来源: 2021年10月15日

1.1 大数据时代高校档案管理的理念受到了冲击在大数据时代到来之前,由于受信息技术水平、数据存储成本等因素的影响和局限,教育系统、高校档案管理人员是无法将所有历史数据都收集、整理,并且保存下来的。在这样的情况下,为了顺利推进教育系统、高校档案管理工作,就必须要根据实际情况确定归档范围和保存期限,并以此作为开展档案管理工作的重要依据。在明确了归档范围和保存期限之后,档案管理人员在开展高校档案管理工作时,就必须要根据所确定的归档范围,人为鉴定各种档案材料和数据是否具备保存的价值、判断这些材料和数据是否要进行归档,以及如果需要归档则归档保存的期限具体是多久等一系列的问题。所以,在以往的高校档案管理工作中,档案的收集、整理、鉴定占据着重要地位,尤其是档案的鉴定是非常必要的,也是非常重要的,既方便了档案的保存和随时取用,同时也在一定程度上保持了档案之间的联系。然而,在大数据时代,这种传统的高校档案管理理念却受到了冲击。大数据时代到来之后,高校档案管理工作中接触到的档案数量开始激增,档案的类型和载体也开始越来越多样;再加上现代信息技术的飞速发展,使得数据存储的技术水平越来越高,成本却越来越低。所以,传统的档案管理环境已经被改变,而随着传统档案管理环境的改变,“大档案”的理念也开始逐渐被人们所认可和接受。而“大档案”的理念,实际上指的就是将国家机构、社会组织或者是个人在社会生活中产生的所有原始记录,不论价值和载体统一视为档案的一种理念。在“大档案”理念中,不再存在 “归档范围”这一概念,所有的历史数据和历史材料,都可以作为档案保存下来。也可以说,以往的高校档案管理工作,管理和保存的都是符合归档范围的数据,然而“大档案”理念下的高校档案管理工作,管理和保存的数据则包罗万象。由此可见,大数据时代到来之后,传统的高校档案管理理念已经受到了冲击,为了确保新时代高校档案管理工作的顺利推进,高校档案管理的理念和方式也必须随之进行优化和革新。

 1.2 大数据时代教育系统、高校档案管理的工作方式受到了挑战在大数据时代到来之前,高校档案管理工作中接触到的各种数据和资料,多是以纸质载体为主,也就是说,是以纸质档案为主的,电子档案比较少见。所以,在过去的高校档案管理工作中,无论是档案材料的收集、整理、保存还是利用,都是以档案管理人员的手工劳动为主的,这种工作方式,是典型的纸质档案管理工作方式。但是,在大数据时代到来之后,这种工作方式却受到了挑战。这是因为,在大数据时代,档案数据的范围扩大,使得可以视为档案进行归档保存的数据数量激增,同时数据的载体形式也更为多样。在这样的背景下,传统的纸质档案管理工作方式就显现出了诸多弊端,例如费时费力、工作效率低、容易出错等,也正是因此,利用现代信息技术和大数据技术,对传统的高校档案管理方式进行优化和革新就成为了势在必行之举。

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