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在职人事档案、婚姻档案数字化前期准备流程

来源: 2021年10月16日

 1明确在职人事档案、婚姻档案馆藏状况

1.1 馆藏量统计数字化前,必须对馆藏在职人事档案、婚姻档案数量进行精确统计,明确需要数字化的总卷数,并估算每卷档案的平均页数、馆藏量的预期增长情况和变化趋势。由于在职人事档案、婚姻档案具有特殊的动态性特征,即在职人事档案、婚姻档案会随干部学习、工作经历而不断增长,因此,在计算馆藏量时,除了要估算每年新立卷的在职人事档案、婚姻档案卷数,还要考虑对于馆藏已立卷的在职人事档案、婚姻档案而言,每年将有多少新增材料需要补充数字化。

 1.2 档案保存状态分析在职人事档案、婚姻档案记载和反映了干部一生的基本情况和经历,材料形成时间跨越长,通常具有纸质不一、大小不一的情况,尤其是离退休、死亡干部的档案,由于材料产生时间久远、纸质差、书写工具不耐久、早期保管条件不足等原因,可能导致档案状态较差,给数字化扫描带来困难。如某些材料采用纯蓝墨水书写,字迹褪色严重,扫描仪无法扫描出清晰字迹,数字图像质量较差等。因此,在数字化前期工作中,必须要对馆藏档案的保存状态进行分析,判断档案材料是否存在纸质脆弱断裂、字迹不清、虫蛀霉变、纸张幅面过大等不利于扫描的问题,并研究解决方案,才能使数字化工作顺利开展。

 2 制度建设与资源配置

2.1 制度建设在职人事档案、婚姻档案数字化并非一朝一夕即可完成,因此需要建立制度以明确职责、划定分工、规范流程、保障安全。如建立专门的在职人事档案、婚姻档案数字化工作小组,协调解决数字化过程中的各种问题;结合馆藏情况、利用情况,制订短期的、长远的数字化方案和策略,确定馆藏档案的数字化先后次序,使数字化工作得以有序开展;制订在职人事档案、婚姻档案数字化过程中的保密制度、进出库制度,规范拆卷、组卷、数字化扫描流程,为数字化工作提供具有指导性和前瞻性的全过程管理和控制预案。

2.2 资源配置在职人事档案、婚姻档案数字化需要人力、物力和财力的共同支撑,合理配置资源、促进长效发展,是数字化工作平稳开展的必要条件。

2.2.1 在人员方面要有足够的档案管理人员参与,并做好分工。数字化工作人员既要有在职人事档案、婚姻档案管理知识和经验,又要有数字网络软硬件相关知识,了解数字化各环节工作,按照本单位所制订的数字化制度、标准和流程,严控数字化质量,维护档案安全;

 2.2.2 在基础设施方面要有独立的数字化空间,消除人员混杂共用空间造成的档案散失、损坏隐患;需要配备足够的计算机、扫描设备 , 参 照 《 干 部 人 事 档 案 数 字 化 技 术 规 范 》(GB/T 33870-2017),搭建数字化技术平台、建设符合安全和技术标准的档案管理信息系统和数据库,为数字化提供硬件设备保障,使数据能够长久、有效、安全存储;

2.2.3 在资金预算方面既要计算当前馆藏档案的数字化费用,也要考虑未来长期馆藏增长所新增的数字化费用,综合软硬件所需资金、人力所需资金,制订全面精确的数字化建设项目预算,在足够的资金支持下,方能保障在职人事档案、婚姻档案数字化项目的顺利实施。

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