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干部人事档案档案整理及数字化的保密与风险防控

来源: 2021年10月18日

1.资质审查 干部人事档案在内容上包括了很多干部隐私信息,保密 与风险防控必须贯穿数字化工作全过程。当前我国很多干 部人事档案管理机构由于专职档案人员的数量和精力有限, 不足以同时兼顾日常档案管理工作和数字化工作,所以很多 档案机构选择了聘请外包公司进行专门的数字化服务。在 前期准备阶段,要注重对外包公司和所有数字化项目参与人 员的资质审查,调研其是否具备保密资质、是否有足够的数 字化经验、是否具有数字网络技术能力;对于使用的软硬件 设备,要明确国产化率,检测其安全性,防止网络泄密。

2.强化安全意识与责任 要对所有参加干部人事档案的人员进行教育 。一方 面,要强调干部人事档案的实体安全,严格按照所拟定的档 案进出库制度规范档案交接行为,制作档案交接单,做好档 案核对,明确每一卷干部人事档案的库存状态。在数字化过 程中,任何工作人员不得污损、丢失、抽取档案材料,在档案 库房和出库情况下,都做好档案“八防”;另一方面,要注重 保障干部人事档案的信息安全,在数字化项目开展前做好 保密教育,树立工作人员的保密意识,通过签订保密协议等 方式,明确法律责任,严禁以任何形式泄露档案信息。数字 化成果要注意使用符合国家标准的载体,并妥善保存。

数字技术的发展为干部人事档案管理工作带来了新的挑战,党和国家对干部人事档案数字化的新要求,推动档 案工作者思考未来的创新与变化。当干部人事档案从传统 的手工管理向数字化、信息化迈进,干部人事档案数字化 工作的复杂性、系统性和长期性要求我们做好前期准备和 全过程管理,既梳理好流程、分析重点和难点,也要考虑并 防控风险、确保档案的实体安全与信息安全。在数字化技 术下,干部人事档案必将为我国人才建设、组织建设提供 更好的支持作用,不断服务于国家的建设。

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